1.            Cos'è il whistleblowing?

Il termine "whistleblowing" si riferisce alla pratica di segnalare comportamenti illegali, non etici o scorretti di cui si viene a conoscenza nel contesto lavorativo. La possibilità di effettuare segnalazioni non si limita solo ai dipendenti interni di un'azienda, ma si estende anche ai collaboratori esterni, come fornitori e professionisti sia durante che prima che dopo il rapporto di lavoro/collaborazione.

Questa pratica è normata dalla legge.

Le norme di legge sono progettate per incoraggiare le persone a segnalare comportamenti scorretti perché:

• il segnalatore ha diritto a ricevere un riscontro alla segnalazione entro tempi definiti;
• il segnalatore è protetto dalla legge contro ritorsioni;
• l’identità del segnalatore è mantenuta riservata;
• il segnalatore ha diritto a ricorrere ad un’autorità indipendente (ANAC Autorità Nazionale Anti Corruzione) se le condizioni precedenti non sono soddisfatte.

 

Le norme fissano limiti alle tipologie di segnalazioni che devono limitarsi ad illeciti riscontrabili e che comportano la violazione di un determinato ambito di normative.

Non ti viene chiesto di trasformarti in un investigatore, semplicemente di segnalare fatti illeciti di cui vieni a conoscenza nell’ambito lavorativo.

Il fine principale è di promuovere la trasparenza e prevenire pratiche scorrette nell’ambito lavorativo senza scadere nelle segnalazioni inconsistenti, pettegolezzi, delazioni o rivendicazioni di tipo personale.

Prima di procedere con l’invio della segnalazione, si invitano gli utenti a prendere visione di tutte le informazioni presenti in questa pagina web.

 

 

2             Chi può segnalare?

Sono ammessi a segnalare:

• lavoratori subordinati della Società, intesi quali: i lavoratori subordinati (sia lavoratori fulltime che part-time), i lavoratori a tempo determinato e indeterminato, i lavoratori con contratto di lavoro intermittente, i lavoratori somministrati, gli apprendisti, i lavoratori con contratto di lavoro accessorio e i lavoratori che eseguono prestazioni occasionali;
• lavoratori autonomi e collaboratori coordinati e continuativi;
• lavoratori o collaboratori che svolgono la propria attività lavorativa presso la Società e che forniscono beni o servizi o che realizzano opere in favore di terzi;
• liberi professionisti e consulenti che prestano la propria attività presso la Società;
• volontari e tirocinanti che svolgono la propria attività presso la Società;
• azionisti della Società;
• persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche di fatto, presso la Società (Amministratori, componenti del Collegio Sindacale, componenti dell’Organismo di Vigilanza, agenti o procuratori con rappresentanza, ecc.).

 

Il segnalante può effettuare la segnalazione:

• quando il rapporto giuridico è in corso;
• durante il periodo di prova;
• quando il rapporto giuridico non è ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali;

 

 

3             Cosa è possibile segnalare

Non esiste una lista tassativa di illeciti o irregolarità che possono costituire l'oggetto del whistleblowing. Vengono considerate rilevanti le segnalazioni che riguardano comportamenti, rischi, reati o irregolarità a danno dell’azienda, o dell'interesse pubblico e le violazioni di regolamenti interni e codici di condotta di FCF.

Non sono accettate le lamentele di carattere personale del segnalante e in generale quelle da cui il segnalante può trarre un vantaggio personale.

A titolo di esempio riportiamo questo elenco non esaustivo:

• Gravi violazioni sicurezza sul lavoro
• Violazione codice etico e di condotta di FCF
• Privacy
• Furto
• Molestia
• Discriminazione
• Mobbing
• Corruzione
• Minacce o direttive improprie
• Conflitto di interesse
• Proprietà industriale e intellettuale
• Uso improprio beni aziendali
• False comunicazioni alla Pubblica Amministrazione
• Falso in bilancio
• Ambiente

All’interno del modulo della segnalazione troverai un elenco di tematiche supportate da definizioni per l’interpretazione.

Le condotte illecite segnalate devono riguardare situazioni di cui il segnalante sia venuto direttamente o indirettamente a conoscenza, anche casualmente, in ragione del rapporto di lavoro e del ruolo rivestito.

Le segnalazioni fondate sul sospetto o sul pettegolezzo non possono essere accettate meritevoli di tutela in quanto è necessario tenere conto dell’interesse dei terzi oggetto delle informazioni riportate nella segnalazione ed evitare al contempo che l’amministrazione o l’ente svolga attività ispettive interne che rischiano di essere poco utili e comunque dispendiose.

Resta infine fermo il requisito della veridicità dei fatti a tutela del denunciato.

4             Come posso inviare una segnalazione?

La puoi inviare da questa piattaforma web dedicata alle segnalazioni.

Il sito web ti guida all’inserimento delle informazioni richieste. Puoi scegliere di rimanere completamente anonimo e se alleghi dei file fai attenzione che non contengano riferimenti alla tua identità.

 Tuttavia è consigliato di indicare la tua identità e i tuoi recapiti. Questo renderà più efficace la gestione della segnalazione in particolare se dovessero servire ulteriori informazioni o chiarimenti.  Le procedure organizzative e i sistemi informatici garantiscono la riservatezza dei tuoi dati personali.

Al termine dell’invio della segnalazione, ricevi dei codici della segnalazione che ti permettono di accedere in futuro alla piattaforma web di segnalazioni e consultare l’evoluzione della segnalazione. Custodiscili con cura perché in caso di smarrimento non avrai più accesso alla tua segnalazione.

 

5             Sono ammesse segnalazioni verbali?

Si, sempre attraverso questa piattaforma web. Scegli l’opzione delle segnalazioni verbali e puoi registrare un messaggio vocale in cui descrivi i fatti. La piattaforma web altera il tono della voce per renderla irriconoscibile e il personale di FCF che gestisce la tua segnalazione non potrà risalire alla tua identità.

 

 

6             Come viene gestita da FCF la mia segnalazione?

SI possono stabilire 3 fasi principali.

 

Fase 1 - Valutazione accettabilità segnalazione. È la prima valutazione per decidere se accettare o respingere la segnalazione. Non sono accettabili segnalazioni troppo vaghe o generiche, quelle che non comportano un illecito, quelle in cui il segnalante può trarre un vantaggio personale dalla segnalazione, quelle non osservate nel contesto di lavoro e quelle in cui non è possibile identificare il soggetto a cui attribuire i fatti segnalati. In caso di valutazione negativa la segnalazione viene chiusa e vengono fornite le motivazioni. In caso di valutazione positiva la segnalazione viene avviata alla fase di gestione. In ogni caso l’esito dell’accettabilità della segnalazione è pubblicato sulla piattaforma web delle segnalazioni. La valutazione deve avvenire entro 7 giorni dall’invio della segnalazione.

Fase 2 - Gestione della segnalazione

La Segnalazione che ha superato positivamente la valutazione di accettabilità passa alla fase esecutiva che consistere nelle misure di volta in volta necessarie ad esempio:

• accertamenti, verifiche, audit,
• ricorso a società/consulenti esterni specializzati,
• azioni per correggere la violazione segnalata,
• azioni correttive per evitare che in futuro possano ripetersi violazioni analoghe o in contesti simili a quella segnalati,
• documentare, registrare e archiviare le valutazioni e le decisioni prese,
• riportare alla Direzione o alle Risorse Umane i rilievi che potrebbero portare a sanzioni disciplinari per il personale di FCF,
• segnalazioni alle autorità,
• aggiornare le informazioni nella Piattaforma web.

 

Se si riscontra la fondatezza della segnalazione, la persona segnalata per illeciti o condotte irregolari può essere oggetto di richiamo, sanzione disciplinare o denuncia alle autorità.

Tutto si svolge con l’accortezza di evitare conflitti di interessi (non coinvolgere nella gestione le persone segnalate) e assicurare la riservatezza di chi segnala.

Fase 3 - Chiusura segnalazione

Entro un massimo di 3 mesi la piattaforma viene aggiornata sull’esito della segnalazione.

 

7             Come posso verificare l'andamento della mia segnalazione?

Ritorna sulla piattaforma segnalazioni, accedi con i codici della segnalazione che hai ricevuto quando hai inviato la segnalazione.

Tutte le informazioni relative alla segnalazione rimangono archiviate per 5 anni a partire dalla data di chiusura della segnalazione ed in seguito cancellate. Entro questi termini rimangono a tua disposizione se ritorni sulla piattaforma segnalazioni con i codici della segnalazione.

 

8             Che garanzie ho in tema di RISERVATEZZA e ANONIMATO

Una segnalazione anonima è quella in cui non dichiari nessun dato relativo alla sua identità.

Se hai dichiarato le tue generalità o dalle indagini è possibile risalire alle tue generalità, la tua riservatezza è garantita perché FCF ha adottato degli accorgimenti organizzativi e tecnici per proteggere la tua identità e limitare la sua diffusione allo stretto indispensabile per gestire la segnalazione.

È possibile consultare le informazioni sulla segnalazione sono attraverso i codici della segnalazione che FCF comunica solo a te durante l’invio della segnalazione.

 

9             Come sono tutelato?

La legge ti tutela contro ritorsioni nel senso più ampio come ad esempio da licenziamento o sospensione, retrocessione di grado o mancata promozione, mutamento di funzioni o mansione, restrizioni alla formazione, note di merito o referenze negative, limitazione di ferie o permessi ecc ecc.

La tutela si estende ai tuoi familiari, ai tuoi colleghi di lavoro, alle persone che ti hanno aiutato ad effettuare la segnalazione, alle persone coinvolte nei fatti segnalati che non hanno responsabilità (esempio il collega della persona che commette illeciti ma che ne è estraneo).

 

 

10           Cosa si intende per segnalazione esterna all’ANAC?

ANAC è l’acronimo di Autorità Nazionale Anti Corruzione

La legge prevede la possibilità di segnalare all’ANAC (sito web) nel caso in cui:

• hai segnalato all’azienda ma il riscontro è stato inappropriato,
• hai segnalato all’azienda ma hai problemi di ritorsioni,
• la violazione che vuoi segnalare costituisce un pericolo imminente per il pubblico interesse.

La segnalazione all’ANAC è di un livello più elevato rispetto a quella interna all’azienda.

È come rivolgersi a un "guardiano neutrale" quando non si ha piena fiducia nella capacità dell’azienda di:

• di gestire la situazione irregolare o
• del livello di tutela offerta.